Privacyverklaring J1mmy

Versie: 2.0 Laatst bijgewerkt: 6 juli 2026

Deze privacyverklaring legt uit hoe Prodist Software omgaat met persoonsgegevens binnen J1mmy. De verklaring dekt drie onderdelen:

De website j1mmy.nl: bezoek, analytics en cookies.
Uw account bij J1mmy: de gegevens die u bij de aanmelding en het gebruik van uw account aan ons verstrekt.
De J1mmy-applicatie (bereikbaar via j1mmy.ai en bijbehorende subdomeinen): de software die voor klantorganisaties e-mail en bedrijfsgegevens verwerkt, waaronder de koppeling met Microsoft Outlook en Google Workspace (Gmail).

Voor deze onderdelen heeft Prodist Software een verschillende rol. Dat lichten we toe in hoofdstuk 1.

1. Wie wij zijn en welke rol wij hebben

J1mmy is een product van Prodist Software.

Bedrijfsgegevens: Prodist Software b.v., Druifstreek 72, 8911 LH Leeuwarden, Nederland. KvK-nummer: 01092309.

Contact voor privacyvragen: info@j1mmy.nl

Onze rol verschilt per onderdeel:

Voor de website (j1mmy.nl) is Prodist Software verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen zelf welke gegevens wij via de website verzamelen en waarvoor.
Voor uw account (aanmelding, abonnement en facturatie) is Prodist Software eveneens verwerkingsverantwoordelijke. Deze gegevens hebben wij nodig om de overeenkomst met uw organisatie uit te voeren.
Voor de inhoud die de applicatie verwerkt (uw e-mail en bedrijfsdocumenten) treedt Prodist Software op als verwerker namens de klantorganisatie. De klantorganisatie die J1mmy koppelt aan haar e-mailomgeving is de verwerkingsverantwoordelijke; zij bepaalt het doel en de middelen. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de instructies van die klantorganisatie, op basis van de verwerkersovereenkomst die bij de aanmelding wordt geaccepteerd.

2. De website (j1mmy.nl)

Wat wij meten

Op j1mmy.nl gebruiken wij analytics om te begrijpen hoe de website gebruikt wordt, zodat wij hem kunnen verbeteren. Wij meten dit met Google Analytics 4, en uitsluitend nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiemelding.

Klikt u op “Weigeren”, dan worden geen analytics-cookies geplaatst en wordt geen meetgegeven naar Google verstuurd. Uw keuze wordt lokaal in uw browser bewaard en kunt u op elk moment wijzigen via de link “Cookies” onderaan elke pagina.

Welke gegevens

Na toestemming verwerkt Google Analytics onder meer: bezochte pagina’s, tijdstip en duur van het bezoek, het type apparaat en browser, en bij benadering de herkomst van het bezoek. Wij hebben gegevensverzameling zo ingericht dat advertentiepersonalisatie is uitgeschakeld; wij gebruiken deze gegevens niet voor advertenties en stellen geen persoonsprofielen op.

Voor meer informatie over hoe Google gegevens verwerkt, verwijzen wij naar het privacybeleid van Google: https://policies.google.com/privacy.

3. Uw account bij J1mmy

Dit hoofdstuk beschrijft de gegevens die wij verwerken wanneer u een account aanmaakt en gebruikt. Hiervoor is Prodist Software verwerkingsverantwoordelijke.

3.1 Welke gegevens

Bij de aanmelding en het gebruik van uw account verwerken wij:

uw naam en e-mailadres;
uw wachtwoord, dat wij uitsluitend versleuteld (als hash) opslaan;
de naam van uw organisatie of omgeving;
het gekozen abonnement (plan) en de wijzigingen daarin;
de bedrijfs- en facturatiegegevens die u in de applicatie invult, zoals adres, KvK-nummer, btw-nummer en het e-mailadres voor facturatie;
een registratie van uw acceptatie van de algemene voorwaarden, deze privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst: datum en tijdstip, de versie van de geaccepteerde documenten en het IP-adres waarmee de acceptatie plaatsvond.

3.2 Waarvoor

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst met uw organisatie uit te voeren: het leveren en beveiligen van de dienst, het beheren van uw account en abonnement, facturatie, en berichten over de dienst (zoals belangrijke wijzigingen of storingen). De registratie van uw acceptatie bewaren wij op grond van ons gerechtvaardigd belang om de totstandkoming van de overeenkomst te kunnen aantonen.

Voor commerciële nieuwsbrieven vragen wij apart uw toestemming; die kunt u op elk moment intrekken.

3.3 Hoe lang

Accountgegevens bewaren wij zolang uw account bestaat. Na beëindiging verwijderen wij ze, met twee uitzonderingen: facturatiegegevens bewaren wij zeven jaar op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht, en de registratie van uw acceptatie bewaren wij tot vijf jaar na het einde van de overeenkomst, in lijn met de wettelijke verjaringstermijn.

4. De J1mmy-applicatie

Dit deel beschrijft hoe de J1mmy-applicatie gegevens verwerkt voor klantorganisaties die J1mmy koppelen aan hun e-mailomgeving. Hiervoor is uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke en is Prodist Software verwerker.

4.1 Microsoft Outlook-gegevens

Wanneer u J1mmy koppelt aan Microsoft Outlook, krijgt de applicatie via Microsoft Graph toegang tot de gekoppelde mailbox om e-mail te lezen en te classificeren, berichten naar de juiste map te verplaatsen en categorieën toe te kennen, concepten aan te maken, en antwoorden te versturen uitsluitend nadat u die hebt goedgekeurd.

4.2 Google Workspace / Gmail-gegevens

Wanneer u J1mmy koppelt aan Gmail, vraagt de applicatie toegang via de volgende Google API-scopes:

gmail.readonly, om e-mail te lezen, zodat J1mmy berichten kan classificeren en de bedoeling ervan kan bepalen.
gmail.modify, om labels en categorieën toe te kennen, berichten naar de juiste map te verplaatsen en concepten aan te maken.
gmail.send, om concept-antwoorden te versturen, uitsluitend nadat u die hebt goedgekeurd.

4.3 Beperkt gebruik (Google Limited Use)

Het gebruik en de overdracht door J1mmy van gegevens die via Google API’s worden ontvangen, voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.
Gegevens uit Gmail worden uitsluitend gebruikt om de specifieke functies van J1mmy, het classificeren, structureren en beantwoorden van e-mail namens de gebruiker, te leveren en te verbeteren. Wij gebruiken deze gegevens voor geen enkel ander doel.
Deze gegevens worden niet verkocht en niet overgedragen aan derden, behalve voor zover dat strikt noodzakelijk is om de functies van J1mmy te leveren (zoals doorgifte aan geautoriseerde subverwerkers), om aan toepasselijke wetgeving te voldoen, of als onderdeel van een fusie of overname waarover u vooraf wordt geïnformeerd.
Deze gegevens worden onder geen beding gebruikt voor advertenties, advertentiepersonalisatie of het trainen van algemene AI- of taalmodellen.
Medewerkers van Prodist hebben geen toegang tot de inhoud van uw e-mail en lezen die niet, tenzij u daarvoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven voor een specifiek supportverzoek, wanneer dit noodzakelijk is voor beveiliging (zoals misbruikbestrijding), of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

4.4 Welke gegevens en wat ermee gebeurt

De inhoud van e-mailberichten wordt niet blijvend opgeslagen. De inhoud wordt op het moment van verwerking opgehaald, gebruikt voor classificatie en het opstellen van een samenvatting of concept, en daarna niet bewaard.

Wel bewaren wij per verwerkt bericht een beperkt aantal gegevens: de afzender, het onderwerp, het tijdstip van ontvangst, de uitkomst van de classificatie, de uitgevoerde actie met de doelmap, en een korte samenvatting (maximaal circa 1.000 tekens).

J1mmy schrijft daarnaast terug naar de mailbox: het aanmaken van concepten, het toekennen van labels, het verplaatsen van berichten naar mappen, en het versturen van antwoorden nadat u die hebt goedgekeurd.

4.5 Bewaartermijn

De hierboven genoemde bewaarde gegevens worden maximaal 12 maanden bewaard en daarna automatisch verwijderd.

4.6 Opslag en beveiliging

Hosting en opslag: Microsoft Azure, regio West-Europa. Gegevens verlaten deze EU-regio niet.
Database: Azure PostgreSQL.
Versleuteling onderweg: alle verbindingen verlopen via TLS 1.2 of hoger.
Versleuteling in opslag: toegangstokens worden versleuteld opgeslagen met AES-256, met sleutelbeheer via Azure Key Vault.
Toegang: toegang tot gegevens is beperkt tot wat strikt noodzakelijk is voor de werking van de dienst.

4.7 Externe partijen (subverwerkers)

Voor de werking van J1mmy schakelen wij de volgende partijen in:

Anthropic PBC verwerkt de inhoud van e-mail (afzender, onderwerp en berichttekst) om berichten te classificeren en concept-antwoorden op te stellen. Verwerking vindt plaats via hun API, in de Verenigde Staten.
OpenAI verwerkt uitsluitend documenten uit de module Bedrijfskennis (om die doorzoekbaar te maken), niet uw e-mail, in de Verenigde Staten. Dit is een aparte gegevensstroom.
Microsoft Azure levert de hosting en opslag binnen de EU (regio West-Europa) en, voor de koppeling met Microsoft Outlook, de toegang tot e-mail.

Voor de doorgifte van gegevens naar Anthropic PBC in de Verenigde Staten baseren wij ons op het EU-VS Data Privacy Framework, waaronder Anthropic is gecertificeerd, met de standaardcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie als terugval. Voor OpenAI baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie; de contractspartij voor de Europese Economische Ruimte is OpenAI Ireland Limited. Geen van deze partijen gebruikt uw gegevens voor het trainen van algemene AI-modellen, en wij verkopen geen gegevens.

5. Uw rechten

U hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens, het recht op beperking van en bezwaar tegen verwerking, en het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens.

Gaat het om gegevens die via de website (j1mmy.nl) zijn verzameld of om uw accountgegevens, dan kunt u uw verzoek rechtstreeks aan ons richten via info@j1mmy.nl.
Gaat het om gegevens die de applicatie namens een klantorganisatie verwerkt, dan is die klantorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke. Uw verzoek loopt in dat geval via die organisatie; wij ondersteunen haar daarbij.

U hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op https://j1mmy.nl/privacy, met het versienummer en de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u via de applicatie of per e-mail.